会議で発表していると、途中で議論が白熱したり、説明を補足したりするなどして、つい発表時間が長くなることがある。
そして、本来予定していた持ち時間を超過してしまい、会議時間を押すことがある。
発表時間が長くなると、聞き手の集中力が切れ、発表を聞くのをやめる人も出てくる。
また、学会発表のように、発表者の持ち時間があらかじめ決まっている場であれば、持ち時間を大幅に超過すると、発表者の印象は悪くなる。
理想を言えば、タイムキーパーの方に発表時間の管理をしてもらいたいところが、全ての会議でタイムキーパーがいるわけでもない。
また、仮に発表者自身である程度、発表時間を把握できていると、例えば「発表時間が10分を超えたので聞き手の集中力が切れる頃か?」、「(発表終盤にかけて)意外と時間通り、進んでいるから説明はこのままで良いか」などを発表者自身で発表中に気づける。
そのため、発表時間はある程度、発表者自身で把握しておくのが良いと感じている。
そこで、私がふだんやっている発表時間の計測方法を2つ紹介する。
1. 発表者ビューを利用
パワポで発表する場合は、発表者ビューを使うことで、発表時間を計測できる。
注意点としては、発表者ビューの開き方を必ず事前に確認しておくことである。
オンライン会議の場合、ツール(例: Zoom, WebExなど)によって発表者ビューの開き方、使用感が微妙に異なる。
仮に、事前に確認せずに本番でいきなり発表者ビューを開こうとすると、例えば、発表者ビューが聞き手の画面からも見えてしまい、上手く開けないことがある。
その場で誰かに設定を聞いても良いが、時間がもったいないだけでなく、場合によっては、誰も設定の仕方を知らず、上手く開けないまま終わることもある。
そのため、会議主催者指定のツールで、事前に発表練習をしておき、設定の仕方や使用感を確認をしておくことが大切である。
と言いつつ、急で事前に確認する時間がない場合や発表者ビューを上手く開けない場合に備え、私は次の方法をとっている。
2. ストップウォッチを使用
アナログ的なやり方だが、自席にストップウォッチを置いておき、自分の発表時間を計測する。
自分が発表している間に議論になったり、少し話がそれたりした場合も、ストップウォッチは止めずに流しておく。
そして、発表中に持ち時間を超過しそうになった場合は、適宜重要でない箇所の説明を省き、発表時間が著しく延びるのを抑えている。
パワポで発表時間を計測していると、資料を切り替えた際に、発表時間がリセットされてしまうが、ストップウォッチであればそのような状況にはならない。
また、オンライン会議だと、オフラインの会議と違い、手元でストップウォッチを使っていても、聞き手にはバレづらいのも良い点だと思っている (別にバレても問題はないが)。
私は100円ショップで買ったキッチンタイマーをストップウォッチとして使用している。
スマートフォンのタイマー機能でももちろん良いが、キッチンタイマーは机の上に置いておいてもかさばらず、すぐに使えるので便利である。
まとめ
発表時間の超過(オーバー)を防ぐ方法として
- 発表者ビューの利用
- ストップウォッチの使用
が挙げられる。
特に、2つ目のストップウォッチを使った計測はアナログ的なやり方だが、アナログゆえのシンプルさ・手軽さが良い点だと思っている。
最後まで読んでいただきありがとうございました。
